Fax คืออะไร มีหน้าที่อะไรบ้าง ?
Fax เทคโนโลยีคมนาคมชนิดหนึ่งที่มีหน้าที่ในการถ่ายสำเนาถ่ายข้อมูลต่างๆ ผ่านทางอุปกรณ์บนเครือข่ายบนโทรศัพท์หรือที่หลายๆ คนจะเรียกกันว่า “เครื่องโทรสาร” โดยเครื่องโทรสารในยุคนี้ก็ดูเหมือนไม่ค่อยจะได้รับความนิยมกันสักเท่าไรเนื่องจากมีการส่งอีเมล์ หรือ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ทำงานและส่งข้อมูลได้รวดเร็วกว่าเครื่องโทรสารด้วยซ้ำ ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตามแต่การส่งอีเมล์ก็สามารถที่จะเปิดดูไฟล์งานได้ตลอดเวลา
Fax ก็คือเป็นเครื่องใช้สำหนักงานที่สามารถส่งสำเนาเอกสารระยะไกลไปยังบุคคลใดบุคคลหนึ่งได้ ทำให้มั่นใจได้เลยว่าผู้ที่ได้รับเอกสารเป็นบุคคลที่เราต้องการที่จะส่งให้ดู โดยลักษณะการส่งแฟกซ์ถ้าเป็นเอกสารที่สำคัญมากๆ ผมคิดว่ามันน่าจะเป็นสิ่งที่ตอบโจทย์ได้เป็นอย่างดี
ข้อดีของการส่งแฟกซ์ที่ดีกว่าอีเมล์
ข้อดีของการส่งแฟกซ์ที่มีอยู่ในบางสถานการณ์จะดีกว่าการส่งอีเมล์ ดังนี้
1.ความปลอดภัย
แฟกซ์มีความปลอดภัยและเป็นความลับมากกว่าอีเมล์ เนื่องจากแฟกซ์จะส่งข้อมูลโดยตรงไปยังอุปกรณ์แฟกซ์ผู้รับ ข้อมูลจะไม่ถูกเก็บไว้บนเครือข่ายอินเทอร์เน็ตหรือแม้แต่เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ส่ง
2.การรับรู้ทันที
เมื่อส่งแฟกซ์ ผู้รับจะทราบทันทีว่าได้รับเอกสารแล้ว และสามารถดำเนินการต่อไปได้ทันที ซึ่งแตกต่างจากอีเมล์ที่อาจถูกปล่อยทิ้งไว้ในกล่องขาเข้า
3.การส่งมอบที่แน่นอน
แฟกซ์มีการส่งมอบที่แน่นอนมากกว่าอีเมล์ ซึ่งอาจถูกส่งไปค้างอยู่ในเครือข่าย หรือถูกส่งไปยังที่อยู่ผิด
4.การปฏิบัติตามข้อกำหนด
ในบางอุตสาหกรรม เช่น ด้านการแพทย์ การเงิน การใช้แฟกซ์ยังถือเป็นมาตรฐานที่ต้องปฏิบัติตาม
ดังนั้น ในบางกรณี การส่งแฟกซ์อาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าอีเมล์ ทั้งด้านความปลอดภัย ความรวดเร็ว และความน่าเชื่อถือ
ข้อดีของการส่งแฟกซ์ที่ดีกว่าอีเมล์มันทำให้ไฟล์งานหรือเอกสาร สามารถที่จะถึงมือผู้รับได้อย่างร้อยเปอร์เซ็นต์
การใช้งานเครื่องแฟกซ์หรือเครื่องโทรสาร
ถึงแม้ว่าในยุคนี้จะไม่ค่อยได้รับความนิยมกันสักเท่าไร แต่ในด้านการใช้งานเครื่องแฟกซ์ก็เป็นอีกหนึ่งเครื่องใช้สำนำงานที่มีความสะดวกต่างๆ ได้เป็นอย่างดีเพราะมันสามารถที่จะติดตั้งไว้ที่ทำงานได้ ทำให้ทุกคนสามารถที่จะใช้ได้ เมื่อมีเอกสารที่สำคัญส่งมามันก็ทำให้ถึงมือผู้รับได้อย่างรวดเร็วอีกด้วย นอกจากนี้การใช้งานเครื่องแฟกซ์ก็ยังเป็นสิ่งที่มีความปลอดภัยสูง เพราะในสมัยก่อนก็มีใช้งานกันเป็นจำนวนมากแต่ในทุกวันนี้การใช้งานเครื่องโทรสารได้รับความนิยมกันน้อยลง ทำให้ผู้คนสนใจไปเลือกใช้การส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์กันมากกว่า
นอกจากนี้การใช้งานเครื่อง Fax ก็ยังทำให้ข้อมูลต่างๆ รวมถึงเอกสารต่างๆ ถึงมือผู้รับได้อย่างรวดเร็วด้วย เพราะมันเร็วกว่าการส่งเมล์จริงๆ เพียงแค่ใส่กระดาษกดโอเคเพียงเท่านี้ก็จะทำให้เอกสารที่เราต้องการจะส่งถึงมือผู้รับได้ในไม่กี่วินาที นอกจากนี้การใช้งานเครื่องโทรสารก็ยังสามารถที่จะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในส่วนของอินเตอร์เน็ตได้เป็นอย่างดี เพราะมันไม่มีความจำเป็นที่จะต้องเชื่อมต่อกับอินเตอร์เน็ต
ประเภทของเครื่องโทรสาร (Fax)
โดยทั่วไป เครื่องโทรสาร (Fax) มี 3 ประเภทหลักดังนี้
1.แบบกระดาษธรรมดา (Plain Paper Fax)
- เป็นเครื่องโทรสารที่พิมพ์เอกสารลงบนกระดาษธรรมดา เหมือนเครื่องพิมพ์ทั่วไป
- มีข้อดีคือ การใช้กระดาษที่หาง่ายและราคาถูกกว่า
2.แบบกระดาษความร้อน (Thermal Fax)
- ใช้กระดาษพิเศษที่มีการเคลือบด้วยสารที่เมื่อถูกความร้อนจะเกิดสีขึ้น
- ข้อเสียคือ กระดาษมีอายุการใช้งานจำกัด และเอกสารสามารถจางหายได้ง่าย
3.แบบเครื่องโทรสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Fax)
- เป็นเครื่องโทรสารที่ทำงานผ่านคอมพิวเตอร์และระบบอินเทอร์เน็ต
- สามารถส่งและรับแฟกซ์ผ่านลิงก์อีเมลหรือการส่งผ่านระบบออนไลน์
- มีข้อดีคือ ประหยัดพื้นที่ และสามารถส่งแฟกซ์ไปได้ทั่วโลก
ในปัจจุบัน เครื่องโทรสารแบบกระดาษความร้อนและแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้รับความนิยมมากขึ้น เนื่องจากมีการใช้กระดาษน้อยลงและมีความสะดวกในการใช้งาน
การรับ-ส่งโทรสารที่ถูกต้องมีขั้นตอนหลักๆ ดังนี้
1.การเตรียมเอกสาร
- จัดเรียงและตรวจสอบความสมบูรณ์ของเอกสารที่จะส่ง
- ตรวจสอบการเรียงหน้าให้ถูกต้อง
2.การป้อนหมายเลขโทรสาร
- ตรวจสอบหมายเลขโทรสารของผู้รับให้ถูกต้อง
- หากต้องการส่งไปยังหลายแห่ง ให้ป้อนเลขหมายแต่ละแห่งแยกกัน
3.การส่งเอกสาร
- วางเอกสารลงในถาดป้อนกระดาษของเครื่องโทรสาร
- กด “Start” หรือ “Send” เพื่อเริ่มการส่งแฟกซ์
4.การยืนยันการส่งแล้ว
- ตรวจสอบว่าส่งเอกสารเรียบร้อยแล้วจากรายงานการส่ง
- หากมีปัญหา ให้ทำการส่งใหม่
5.การเก็บรักษาเอกสาร
- เก็บสำเนาเอกสารที่ส่งไปไว้เป็นหลักฐาน
- ติดตามการรับของผู้รับ เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารถึงมือผู้รับแล้ว
การปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้การส่งและรับโทรสารเป็นไปอย่างถูกต้อง มีประสิทธิภาพ และป้องกันความผิดพลาดได้
สรุป
“การใช้งานเครื่องโทรสารก็ถือเป็นสิ่งที่ตอบโจทย์กับความต้องการของผู้ใช้ได้” เราก็อาจจะสรุปได้ว่าเครื่องโทรสารเป็นเครื่องใช้สำนักงานชนิดหนึ่งที่อำนวยความสะดวกต่างๆ ในการส่งเอกสาร เพราะมันทำให้ส่งถึงมือผู้บริโภคได้อย่างรวดเร็ว แถมยังประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายได้มากยิ่งขึ้นอีกด้วย แต่ถึงจะดีอย่างไรในยุคนี้การใช้งานเครื่อง Fax ก็แทบจะน้อยลงไปทุกที
